Klachtenadministratie

Efficiënt en professioneel klachtenbeheer

Professioneel klachtenbeheer voor expediteurs en logistieke bedrijven

Een goede klachtenadministratie is cruciaal voor elke expediteur of logistiek bedrijf. Klanten verwachten niet alleen dat hun zendingen tijdig en correct aankomen, maar ook dat eventuele problemen professioneel worden opgepakt. Met Sprinter 3000 beschik je over een geïntegreerde module waarmee klachten, problemen en opmerkingen eenvoudig geregistreerd, opgevolgd en opgelost worden. Dit verhoogt de klanttevredenheid en draagt bij aan een betere samenwerking met vervoerders en partners.

Wat is klachtenadministratie?

Klachtenadministratie, ook wel klachtenregistratie of klachtenbeheer genoemd, is het systematisch vastleggen, opvolgen en oplossen van klachten van klanten of partners. Het gaat hierbij om alle soorten klachten:

  • Klachten van klanten over vertraagde of beschadigde zendingen
  • Klachten richting vervoerders over service of uitvoering
  • Interne klachten binnen het logistieke proces

Door klachten centraal te beheren voorkom je dat meldingen verloren raken en kun je patronen herkennen die leiden tot structurele verbeteringen.

Waarom is klachtenbeheer belangrijk voor expediteurs?

Expediteurs en logistieke bedrijven werken dagelijks met veel partijen: klanten, vervoerders, douane en andere stakeholders. Daarbij gaat er wel eens iets mis. Zonder een duidelijke klachten administratie kunnen klachten blijven liggen of onvolledig worden afgehandeld.

Een goede klachtenadministratie zorgt voor:

  • Transparantie: alle klachten overzichtelijk in één systeem.
  • Snelle opvolging: geen gemiste meldingen, elke klacht krijgt een status.
  • Koppeling met zendingen: klachten zijn direct gelinkt aan de juiste klant of vervoerder.
  • Analyse en verbetering: inzicht in terugkerende klachten helpt bij procesoptimalisatie.

Kortom: een goed ingericht klachtenproces draagt direct bij aan hogere klanttevredenheid én kostenbesparing.

Hoe werkt klachtenregistratie in Sprinter 3000?

De module in Sprinter 3000 maakt het registreren en beheren van klachten eenvoudig en efficiënt:

  • Registratie van klachten
  • Nieuwe klachten worden ingevoerd in het systeem.
  • Zowel klachten van klanten als klachten richting externe partijen kunnen worden vastgelegd.
  • Koppeling aan zending of klant
  • Elke klacht wordt gekoppeld aan een zending, klant of vervoerder.
  • Dit zorgt voor direct inzicht in het probleem en de betrokken partijen.
  • Statusbeheer en opvolging
  • Klachten doorlopen verschillende statussen, van “nieuw” tot “opgelost”.
  • Medewerkers weten altijd wie verantwoordelijk is voor de klachtafhandeling.
  • Rapportage en analyse
  • Met rapportages zie je snel welke klachten vaker voorkomen.
  • Dit helpt bij het verbeteren van processen en het voorkomen van herhaling.

Klachtenbeheer als onderdeel van kwaliteitsmanagement

Een moderne expediteur ziet een administratie van klachten niet alleen als een verplicht proces, maar als een kans om de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren. Elke klacht biedt waardevolle feedback: waar gaat het mis, welke patronen zijn zichtbaar en hoe kan het proces slimmer worden ingericht? Door klachtenrapportages te koppelen aan KPI’s, zoals doorlooptijd of schadepercentage, ontstaat er een concreet stuurmiddel voor kwaliteitsmanagement. Dit maakt het mogelijk om niet alleen klachten sneller op te lossen, maar ook structurele verbeteringen door te voeren in samenwerking met vervoerders en klanten. Zo groeit klachtenbeheer uit tot een strategisch instrument dat direct bijdraagt aan een hogere servicegraad en een sterkere concurrentiepositie in de logistieke markt.

Klachtenadministratie in Sprinter 3000
Klachtenadministratie in Sprinter 3000

Voordelen van deze module

  • Centrale registratie van alle klachten
  • Directe koppeling aan klanten, zendingen en vervoerders
  • Efficiënte opvolging met statusbeheer
  • Heldere rapportages voor procesverbetering
  • Betere samenwerking met partners en klanten
  • Centrale registratie van alle klachten
  • Directe koppeling aan klanten, zendingen en vervoerders
  • Efficiënte opvolging met statusbeheer
  • Heldere rapportages voor procesverbetering
  • Betere samenwerking met partners en klanten

Start nog vandaag

Wil je de klanttevredenheid verhogen en je interne processen verbeteren? Dan is de klachten-administratie van Sprinter 3000 een waardevolle toevoeging voor jouw organisatie.

Neem vandaag nog contact op voor een demo of offerte en ontdek hoe Sprinter 3000 jouw klachtenadministratie naar een hoger niveau tilt.

Veelgestelde vragen

Staat jouw vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op.

Klachtenregistratie is het noteren van binnenkomende klachten. Klachtenadministratie gaat een stap verder: hierbij worden klachten ook opgevolgd, gekoppeld en geanalyseerd.

Ja. Sprinter 3000 maakt het mogelijk om niet alleen klantklachten, maar ook klachten richting vervoerders of partners vast te leggen.

Door klachten serieus en systematisch te behandelen, voelen klanten zich gehoord. Een snelle en duidelijke opvolging versterkt de relatie en vergroot de kans op herhaalde opdrachten.

Klachtenadministratie

Snel en zonder omwegen de kortste weg

Kom te weten wat SPRINTER 3000 voor jou kan betekenen en maak het jezelf gemakkelijk.

Vraag meteen een demo aan